Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd CAVS (diweddarwyd Mai 2018)

Disgwylir i’r polisi hwn gael ei adolygu: 01.04.2021

Mae Cymdeithas Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Gaerfyrddin (CAVS) wedi ymrwymo i barchu a diogelu hawliau preifatrwydd unigolion.

Mae’r hysbysiad hwn yn esbonio pryd a pham rydym yn casglu gwybodaeth bersonol am unigolion, gan gynnwys

  • y sawl sy’n ymweld â gwefan CAVS
  • defnyddwyr ein gwasanaethau
  • y bobl a mudiadau hynny y gweithiwn â nhw i ddarparu ein gwasanaethau, gan gynnwys ein harianwyr
  • a’r sawl sy’n darparu nwyddau a gwasanaethau inni

Mae hefyd yn rhoi gwybod ichi sut a pham rydym yn defnyddio’r data hwn, o dan ba amodau y gallem ei ddatgelu i eraill a sut rydym yn ei gadw’n ddiogel.

Efallai y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd felly trowch i’r dudalen hon o dro i dro i sicrhau eich bod yn hapus ag unrhyw newidiadau. Trwy ddefnyddio ein gwefan, rydych yn cytuno i gael eich rhwymo gan yr hysbysiad hwn.

Dylid danfon unrhyw gwestiwn am yr hysbysiad hwn a’n harferion preifatrwydd trwy e-bost at marie.mitchell@cavs.org.uk <mailto:marie.mitchell@cavs.org.uk> neu’n ysgrifenedig i CAVS The Mount 18 Heol y Frenhines, Caerfyrddin SA31 1JT   Gallwch hefyd ffonio 01267 245555.

Pwy ydym ni?

CAVS yw’r cyngor gwirfoddol sirol (CGS) i Sir Gaerfyrddin. Ein cenhadaeth yw Helpu Mudiadau a Gwella Bywydau Pobl. Rydym yn un o 19 mudiad sy’n bartneriaid yn Trydydd Sector Cymru <http://thirdsectorsupport.wales/> (TSSW), rhwydwaith cenedlaethol o gyrff seilwaith trydydd sector ledled Cymru sy’n gweithio ar lefel leol, ranbarthol a chenedlaethol i sicrhau Trydydd Sector Ffyniannus, Cynaliadwy, Llywodraethiant Da, Gwirfoddoli a Dylanwadu ac Ymgysylltu Strategol.

Pa wybodaeth ydym ni’n ei chasglu amdanoch, sut a pham, a chyda phwy ydym ni’n ei rhannu?

Ceir isod fanylion am sut rydym yn casglu a defnyddio data personol mewn amgylchiadau gwahanol. Ar gyfer pob categori o unigolion, rydym wedi nodi’r pwrpas neu bwrpasau cyfreithlon pam rydym yn prosesu eu gwybodaeth; ni fyddwn yn defnyddio’r wybodaeth i gysylltu â nhw am unrhyw reswm arall.

Ni fyddwn ond yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag y mae’n rhaid i gyflawni’r pwrpas y cafodd ei chasglu ar ei gyfer. Bydd hyn yn amrywiol yn ôl y sefyllfa, ond byddwn yn dileu pob gwybodaeth bersonol cyn gynted ag na fyddwn ei hangen mwyach i’r perwyl hwnnw.

Ymwelwyr â’n gwefan

Pan mae rhywun yn mynd i www.cavs.org.uk  rydym yn defnyddio gwasanaeth trydydd parti, Google Analytics, i gasglu gwybodaeth mewngofnodi ar y rhyngrwyd safonol a manylion am batrymau ymddygiad ymwelwyr, er mwyn darganfod pethau megis nifer yr ymwelwyr â gwahanol rannau’r wefan. Nid yw’r wybodaeth hon ond yn cael ei phrosesu mewn ffordd nad yw’n adnabod unrhyw un. Nid ydym yn gwneud, nac yn caniatáu i Google wneud, unrhyw ymdrech i ddarganfod enwau’r sawl sy’n ymweld â’n gwefan.

Pan rydym eisiau casglu gwybodaeth sy’n datgelu manylion personol trwy ein gwefan, rydym yn agored am hyn a’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu. Rydym yn rhoi gwybod ichi pan rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gennych ac yn esbonio beth rydym yn bwriadu ei wneud â hi. Os gofynnwn am eich cydsyniad i ddefnyddio eich gwybodaeth am bwrpas penodol, byddwn yn dweud yn glir wrthych sut allwch dynnu’r cydsyniad yn ôl.

Aelodau

Er mwyn eich cofrestru yn Aelod  fudiad CAVS newydd byddwn yn casglu data yn cynnwys enw, manylion cyswllt a manylion eich mudiad. Ein sail gyfreithiol dros brosesu’r data hwn yw creu contract gyda chi ac mae’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau dilys i gyflawni ein rôl yn fudiad cefnogi ymbarél ar gyfer y Trydydd Sector yn Sir Gaerfyrddin.

Ymgeisyddion am swyddi

Caiff pob rhestr fer ei llunio’n ddienw ac ni fyddwn ond yn defnyddio eich gwybodaeth gyswllt unwaith y cwblhawyd y broses, i roi gwybod ichi a gynigir cyfweliad ichi ai peidio ac i roi gwybod ichi beth yw canlyniad cyfweliad. Cynhwysir hysbysiad preifatrwydd llawn ymhob pecyn cais.

Os ydych eisiau cwyno neu gynnig adborth inni

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd gennych i ymchwilio cwyn neu achwyniad yn unol â’n Gweithdrefn Gwynion. Byddwn hefyd yn cadw cofnod o’r holl gwynion a dderbyniwyd ac o ganlyniad ymchwiliadau, gan gynnwys a gafodd y gŵyn ei chadarnhau ai peidio. Mae’r cofnod hwn yn cynnwys enw’r achwynydd ond nid eu manylion cyswllt. Caiff y ffurflen gwyno sy’n cynnwys manylion cyswllt ei dinistrio flwyddyn wedi diwedd yr ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw apêl.

Rydym yn defnyddio eich adborth i wella ein gwasanaethau ac i ddangos y gwahaniaeth a wna ein gwasanaethau. Nid ydym yn priodoli adborth onid ydych wedi rhoi eich cydsyniad penodol inni wneud hynny. Rydym yn cadw’r holl adborth am flwyddyn wedi diwedd y cyfnod y mae’n ymwneud ag ef, fel y gallwn ei ddefnyddio at ddibenion adrodd ac er mwyn dylanwadu ar ein cynllunio ar gyfer y flwyddyn ganlynol.

E-fwletin a newyddion – gwybodaeth arall

Danfonir e-fwletin CAVS at restr bostio trwy MailChimp ac nid yw ond yn cael ei dderbyn gan gysylltiadau sydd wedi tanysgrifio i’w dderbyn.

Bydd yr holl gysylltiadau TSSW yn cael eu storio ar system Rheoli Cysylltiadau Cwsmer  (CRM) a byddwn wedi cysylltu â nhw i gael gwybod pa wybodaeth maen nhw am ei derbyn gennym a sut maent am ei derbyn. Gwasgwch yma i gael manylion.

Os darllenwch ein e-fwletinau neu gyfryngau cymdeithasol trwy wefan CAVS ni fydd rhaid ichi ddarparu unrhyw ddata personol.

Defnyddwyr gwasanaethau:

  • Llwybr Porffor

Er mwyn darparu ein gwasanaeth chwarae mae angen inni gael manylion cyswllt ar gyfer rhieni; nid ydym yn casglu data ar blant, ond pe bai’r angen yn codi byddwn yn sicrhau y gwneir popeth i sicrhau ein bod yn diogelu’r wybodaeth.

Rydym yn storio’r holl wybodaeth hon yn ddiogel ar gronfa ddata mewn gweinydd ar yr EEA ac nid ydym ond yn ei rhannu gyda darparydd y system at ddibenion gweinyddu a chynnal a chadw’r system. Rydym yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag y mae’r cleient neu wirfoddolydd yn weithredol yn y gwasanaeth ac yn ei dileu unwaith y mae hynny’n peidio â bod.

  • Gwirfoddolwyr y Mileniwm

Trowch at yr Hysbysiad Preifatrwydd Penodol ar gyfer Gwirfoddolwyr y Mileniwm (Saesneg) (Cymraeg)

Cymryd rhan

Rydym yn cynnal gwahanol weithgareddau ymgysylltu fel y gall unigolion roi eu barn inni ar nifer o faterion lleol a chenedlaethol. Rydym yn dwyn yr adborth hwn i sylw’r bobl briodol, fel y gellir ei ddefnyddio i helpu gwella ein gwasanaethau ein hunain a’r gwasanaethau a ddarperir gan gyrff statudol, megis y cyngor lleol a’r bwrdd iechyd, ynghyd â Llywodraeth Cymru.

Mae’r adborth hwn fel arfer yn ddienw ond ni chaiff unrhyw wybodaeth bersonol ei danfon at y gwahanol ddarparwyr gwasanaethau yr ydym yn ei rhannu â nhw o dan unrhyw amgylchiadau. Fodd bynnag, fe fydd adegau pan fydd angen inni ofyn am fanylion cyswllt neu wybodaeth bersonol arall, er enghraifft pan mae angen gwybodaeth fancio arnom fel y gallwn dalu treuliau i gynrychiolwyr trydydd sector (trowch at ‘ Pobl sy’n darparu nwyddau a gwasanaethau inni’, isod), neu pan rydym yn gofyn am gyfeiriad e-bost fel y gallwn gael mwy o fanylion i’n galluogi i ymchwilio pryderon a godwyd (trowch at ‘Os ydych eisiau cwyno neu gynnig adborth inni’ uchod).

Pobl a sefydliadau y gweithiwn â nhw i ddarparu ein gwasanaethau, gan gynnwys gwirfoddolwyr ac arianwyr

Fel aelod o TSSW, rydym yn defnyddio CRM a rennir i storio manylion y sawl y gweithiwn â nhw yn y trydydd sector a’r sectorau statudol a phreifat (gwasgwch yma i gael mwy o wybodaeth) yn ogystal â’n gwirfoddolwyr ac unigolion eraill yn Sir Gaerfyrddin. Bydd hyn yn cynnwys cyfeiriadau ebost gwaith, sy’n ddata personol, yn ogystal â rhai cyfeiriadau ebost personol a manylion y gwahanol ryngweithiadau a gawn gyda’r unigolion hyn a, lle’n berthnasol, y mudiadau y maent yn gweithio iddynt.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i’n galluogi i ddarparu ein gwasanaethau yn effeithiol ac effeithlon. Rydym yn adolygu’r data ar ein CRM yn rheolaidd ac yn ei ddiweddaru neu’n ei ddileu yn ôl y gofyn. Ni fyddwn ond yn danfon gwybodaeth farchnata uniongyrchol at ein cysylltiadau pan gawsom eu cydsyniad penodol i wneud hynny.

Pobl sy’n darparu nwyddau a gwasanaethau inni neu y gwnawn daliadau treuliau a chynhaliaeth iddynt

Er mwyn prosesu a gwneud taliadau mae’n rhaid inni ddefnyddio’r manylion a roddwyd inni neu rai ohonynt, gan gynnwys enw cyswllt ac ebost, cyfeiriad a manylion banc. Mewn rhai sefyllfaoedd bydd hynny’n wybodaeth bersonol. Os felly, byddwn yn prosesu’r wybodaeth yn gyfreithlon ac mewn ffordd sy’n parchu a diogelu hawliau preifatrwydd unigolion. Rydym yn storio’r holl wybodaeth hon yn ddiogel mewn cronfa ddata ar weinydd yn yr EEA. Nid ydym ond yn ei rhannu â darparydd y system at ddibenion gweinyddu a chynnal a chadw’r system.

Byddwn yn adolygu ein cyfriflyfr gwerthiant yn flynyddol ac yn dileu manylion unrhyw un unwaith nad oes angen y wybodaeth hon mwyach.

Sut ydym ni’n diogelu eich gwybodaeth?

Mae gennym drefniadau gweinyddol, technegol a ffisegol ar waith, ar ein gwefan ac yn fewnol, er mwyn gwarchod rhag a lleihau’r risg o golli, camddefnyddio neu brosesu neu ddatgelu’n anawdurdodedig y wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw.

Pan gaiff y wybodaeth ei storio ar weinyddion, fe’i lleolir o fewn yr EEA. Os nad yw hynny’n wir, byddwn yn sicrhau y defnyddir trefniadau cytundebol safonol y Comisiwn Ewropeaidd.

Eich hawliau

Mae gennych hawliau fel unigolyn y gallwch eu hymarfer o ran y wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch. Yr hawliau hynny yw:-

  1. Yr hawl i gael gwybod os yw eich data personol yn cael ei ddefnyddio
    Rhaid i sefydliad roi gwybod ichi os yw’n defnyddio eich data personol.
  2.  Yr hawl i fynediad – Eich hawl i gael copïau o’ch data –Mae gennych yr hawl i gael gwybod os yw sefydliad yn defnyddio neu’n storio eich data personol.
  3. Yr hawl i unioniad – Eich hawl i gael eich data wedi’i gywiro
    Gallwch herio cywirdeb data personol y mae sefydliad yn ei gadw amdanoch.
  4. Yr hawl i ddileu gwybodaeth – Eich hawl i gael eich data wedi’i ddileu
    Gallwch ofyn i sefydliad ddileu data personol y mae’n ei gadw amdanoch.
  5. Yr hawl i gyfyngu prosesu – Eich hawl i gyfyngu sut mae sefydliadau yn defnyddio eich data
    Gallwch gyfyngu’r ffordd y mae sefydliadau yn defnyddio eich data personol.
  6. Yr hawl i symudedd data – Mae gennych yr hawl i gael eich data personol oddi wrth sefydliad mewn ffordd sy’n hygyrch.
  7. Yr hawl i wrthwynebu i’r defnydd o’ch data – Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu neu ddefnyddio eich data personol o dan rai amgylchiadau.
  8. Hawliau o ran prosesau gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio. – Eich hawliau o ran penderfyniadau a wneir amdanoch heb ymglymiad dynol. – Gwneir penderfyniadau amdanoch pan mae eich data personol yn cael ei brosesu’n awtomatig.

Gallwch ddarllen mwy am yr hawliau hyn ar wefan yr ICO 

Cysylltwch â ni

Os hoffech gysylltu i drafod yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, i ymarfer eich hawliau neu i gynnig adborth neu wneud cwyn am y defnydd a wnaed o’ch gwybodaeth, dylech gysylltu â:-

Marie Mitchell

Marie.mitchell@cavs.org.uk

CAVS, The Mount 18 Heol y Frenhines Caerfyrddin SA31 1JT

01267 245555

Mae croeso hefyd ichi gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn https://ico.org.uk/ i gael gwybodaeth, cyngor neu i wneud cwyn

Llinell gymorth yr ICO: 0303 123 1113

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
2il Lawr, Churchill House
Churchill Way
Caerdydd
CF10 2HH

Ffôn: 016 2554 5297

Share